Экономия на персонале — миф или реальность?

Экономия на фонде оплаты труда является мечтой каждого работодателя. А как это сделать эффективно и правильно, без ущерба к качеству работы предприятия, знает не каждый. Сокращения и увольнения, так популярные особенно в кризисные моменты, не всегда приводят к требуемому результату.

Мы предлагаем взглянуть на этот вопрос с точки зрения оптимизации работы персонала при помощи системы автоматизации. В своих примерах мы будем использовать функциональность нашей системы – «Юпитер. Доставка» и на простых примерах расскажем, как, освобождая сотрудников от рутинной работы, более эффективно организовать их работу.

Вы никогда не задумывались, сколько тратит ваш специалист на ту или иную операцию? Возьмем, к примеру, HR-менеджера по подбору персонала. Только представьте себе, какой объем работ он должен выполнить, чтобы получить нужный результат? Ему необходимо просмотреть или заполнить большое количество резюме, отобрать подходящие, договориться и провести собеседование, выбрать нужного кандидата…

А если дать сотруднику в руки удобный инструмент для систематизации и обработки этой информации, можно сэкономить немало времени. Хорошо, если Ваша система автоматизации позволяет хранить данные о кандидатах и проведенных собеседованиях, этой функцией просто необходимо пользоваться. Помимо этого, например, Юпитер позволяет выставлять в анкете каждого кандидата соответствующий балл, который впоследствии используется при выборе сотрудника. Работая в программе, ваш HR-менеджер даже спустя какое-то время точно знает, общался он с этим соискателем или нет, и какое впечатление он на него произвел.

Сокращает ли такая возможность программы затраты на работу по отбору персонала? Существенно! А это значит, что менеджер в освободившееся время может заняться какой-то другой работой.

Как работаешь, так и получаешь зарплату — это один из самых мотивирующих факторов для работников. Но, для того, чтобы этот принцип работал, вам необходимо соблюсти одно самое главное правило — ваш сотрудник должен сразу понимать, как его действия влияют на его деньги.

Для этого вам на помощь опять же должна придти система автоматизации, в которой должна быть возможность фиксировать: опоздания, переработки, недостачи, премиальные. Тогда каждый сотрудник будет понимать, что он заработал, и что нужно сделать, чтобы заработать больше. Когда ты сразу видишь, сколько стоят твои действия, у тебя уже нет вопросов, почему мне дали меньше, чем ему, а за что меня оштрафовали или за что поощрили, или почему мало поощрили.

При автоматическом прозрачном учёте снимается большинство конфликтных ситуаций между вами и вашим персоналом.

Руководителю и владельцу очень важно понимать и контролировать, как расходуются средства, в том числе и на выплату заработной платы. Вести учет и начисление заработной платы в программе, а не на коленке — просто необходимость нормальной работы. Тогда вы сможете учитывать и авансы, и частично выданные и не выданные сотруднику деньги, переработки, работу на других объектах. А также, что очень важно, у вас отпадает необходимость выдавать зарплату только через офис, или развозить ведомости по зарплате на сами точки.

Например, в системе Юпитер вся информация хранится в консолидированном виде, и если курьеру Иванову нужно выдать зарплату, то это можно сделать прямо из кассы торговой точки, где также можно распечатать квиток о выдаче ему определенной суммы для подписи — если это необходимо.

Прозрачность и контроль за процессом выдачи заработной платы – важная составляющая вашей экономии.

Представьте, что ваша сеть растет, и менеджер по персоналу уже не в силах запомнить, в какой из точек требуются сушисты, курьеры, кассиры. Этого и не нужно делать – эти данные также должны храниться в системе. Например, в Юпитере HR-менеджер всегда может увидеть, в какой из точек нехватка персонала, и быстро принять решение о о том, где взять сотрудника – из резерва другой точки или из базы соискателей.

Таким образом, используя возможности системы, вы можете оптимизировать работу специалиста, делая ее более эффективной.

И самое главное – имея систему автоматизации, очень важно пользоваться только ей и ее возможностями. Если ваши сотрудники, работая с системой автоматизации, вынуждены потом еще сводить данные для получения нужной вам отчетности в Excel или других программах, знайте – вы используете программу не по назначению и неэффективно.

Подумайте об этом и ответьте на вопрос — почему?

Ваша система не имеет такого функционала, нужного вам, и вы не можете сделать нужные вам отчеты?

У вашей системы нет возможности гибко подстраиваться под ваши нужды, и разработка каждого отчета это дорогостоящий или длительный процесс

Или, может быть, накопив большое количество данных, ваша программа слишком долго работает, и вашим сотрудникам проще «загнать» данные в Excel?

Чтобы ни было причиной – знайте, такая работа неэффективна, она крадет у вас рабочее время персонала, которое вы оплачиваете из собственного кармана.

Правильно налаженная работа с использованием возможностей системы автоматизации гораздо эффективнее бездумных сокращений. По нашему опыту, экономия на Фонде оплаты труда в этом случае может составить до 20%