Общая схема работы с зарплатой

График выполнения работ

Для того, чтобы избежать многократного выполнения одних и тех же действий, для экономии трудовых ресурсов и упорядочивания деятельности вводятся ограничения на изменение данных задним числом.

Вводится операция закрытия периода по зарплате, которая запрещает менять расписание и штрафы ранее этой даты.

Ключевые точки расчёта зарплаты за прошедший месяц

Жизненный цикл сотрудника

Схема расчёта и выдача зарплаты

Порядок выполнения работ

Заполнение расписания

Расчёт и выдача аванса

Аванс рассчитывается как % от начисленной з/п на момент формирования авансовой ведомости, либо может быть фиксированной суммой.

Создание/обновление авансовой ведомости

Если по сотруднику уже были выплаты аванса и сумма этих выплат превышает сумму «Итого к выплате», то сумма «Итого к выплате» автоматически увеличится до суммы уже проведенных выплат.
Это нужно, чтобы решить проблему с появлением «перевыплат» после изменения расписания и обновления авансовой ведомости.

Создание ведомости начислений

При создании ведомости начислений проверяется, что в расписании (перенести в акцепт расписания)

• нет невыходов
• нет нескольких смен за один день

Акцепт расписания блокирует ручные изменения расписания — смен и штрафов.

Создание платёжной ведомости

При акцепте итоговой платежной ведомости она автоматически обновляется (пересчитываются все суммы). 
Поэтому вручную менять суммы в платежных ведомостях нельзя.

Прочие выплаты

Сумма «Выплачено ранее» разделена на две суммы «Выплачено ранее (аванс)» и «Выплачено ранее (прочие)».

При создании итоговой платежной ведомости в неё автоматически добавляются даже те сотрудники, у которых не было рабочих смен (которых нет в ведомости начислений), но по которым есть прочие выплаты.
Такие сотрудники попадают в ведомость с отрицательной задолженностью (с перевыплатой).

Кнопка Прочие выплаты в списке платежных ведомостей показывает все прочие выплаты по текущей ведомости. 
Прочие выплаты рассчитываются «на лету» и в них попадают сотрудники которых нет в ведомости, но по которым есть прочие выплаты. 

Алгоритм расчёта суммы «Выплачено ранее (прочие)»

Зависит от того:

• работает ли сотрудник на одной точке или на нескольких
• получает ли сотрудники зарплату на одной точке или на нескольких

Система ориентируется на то, какие торговые точки указаны в карточке сотрудника в качестве основных и дополнительных (на момент формирования ведомости).

Нельзя менять торговые точки в карточке сотрудника в процессе расчёта зарплаты!
Если такие изменения делаются, нужно полностью пересчитать зарплату по всем точкам, к которым был и стал привязан сотрудник

Если сотрудник

• Работает на одной точке (в карточке сотрудника указана одна точка)
  • В расписании сотрудника может быть указано, что он работал на других точках
  • У сотрудника одна ведомость начисления и выдачи зарплаты
  • Сумма «Выдано ранее» считается
    • по всем фин.операциям по этому сотруднику (по всем точкам)
    • только по зарплатным статьям бюджета
    • если операция не относится ни к какой зарплатной ведомости 
• Работает на нескольких точках (в карточке сотрудника указано несколько точек)
  • В расписании сотрудника может быть указано, что он работал на других точках
  • Сотрудник присутствует в нескольких ведомостях начисления и выдачи зарплаты, по числу точек, где он работал согласно расписания.
    • Сотрудник физически получает зарплату на всех тех точках, где он работал.
    • Инвентаризация на сотрудника разносится с каждой точки пропорционально его зарплате
  • Сумма «Выдано ранее» считается по каждой платёжной ведомости
    • если точка дополнительная (из карточки сотрудника на момент формирования ведомости)
      • всем фин.операциям по этому сотруднику
      • по этой точке
      • только по зарплатным статьям бюджета
      • если операция не относится ни к какой зарплатной ведомости
    • если точка является основная
      • всем фин.операциям по этому сотруднику
      • по этой точке и всем точкам кроме дополнительных (т.е. в «Выдано ранее» попадут и фин.операции, сделанные по тем точкам, которые не перечислены в карточке сотрудника как дополнительные)
      • только по зарплатным статьям бюджета
      • если операция не относится ни к какой зарплатной ведомости

Особый случай:

• если сотрудник
  • не работал на доп.точке (указанной в карточке сотрудника)
  • но имеет прочие выплаты по этой точке
• то он всё равно попадёт в зарплатную ведомость этой точки с переплатой 

Разнесение инвентаризации и прочих взысканий по коллективной ответственности

См.инструкцию по работе пользователя.

Сумма возмещения задается вручную непосредственно в ведомости начисления и автоматически распределяется по сотрудникам при акцепте ведомости.

Алгоритм распределения:

1. Рассчитывается «Коэффициент возмещения».
   • Для этого сумма инвентаризации к возмещению из ФОТ делится на общую сумму начисления по точке по ведомости начислений
     • учитываются только начисления сотрудников, которые участвуют в возмещении (это задается в должности)
2. Сумма начисления каждого сотрудника (которые участвуют в возмещении (это задается в должности)) умножается на «Коэффициент возмещения» и так получаем сумму возмещения на одного сотрудника.

Проверочный отчёт

Отчет «Обороты по торговым точкам»

Прочие выплаты рассчитываются «на лету» и в них попадают сотрудники которых нет в ведомости, но по которым есть прочие выплаты. Таким образом этот отчет можно использовать для проверки корректности итоговых платежных ведомостей. Тоже самое реализовано для кнопки «Прочие выплаты» в списке платежных ведомостей.

Запрет изменений задним числом

В акцепт\деакцепт  финансовых операций добавлена проверка, что это действие не повлияет на сумму прочих выплат по какой-то из уже акцептованных итоговых платежных ведомостей и не создаст таким образом ситуацию, когда мы что-то переплатили или недоплатили. 
Финансовая операция считается влияющей на прочие выплаты, если:

• операция не является выплатой денег по какой-либо платёжной ведомости
• контрагент финоперации — сотрудник
• если сотрудник может работать на нескольких точках, то
  • если ТТ финоперации относится к одной из этих точек, то
    • ищем итоговую ведомость по этой точке
  • иначе ищем итоговую ведомость по основной точке сотрудника

Если ведомость найдена, то программа выдаст ошибку и прервет акцепт\деакцепт такой финоперации.

Порядок внесения корректировок

Авансовая платёжная ведомость

Если нужно скорректировать авансовую ведомость, то последовательность действий следующая:

1. Деакцептовать авансовую платёжную ведомость
2. Поменять то, что нужно.
3. Запустить процедуру расчёта аванса.

Переплаты

Если при расчете аванса образовались переплаты, то при выполнении этой процедуры сумма «К выплате» по авансовой ведомости будет автоматически увеличена до суммы выплаты данному сотруднику.

Итоговая платёжная ведомость

Если нужно скорректировать что-то связанное с зарплатой, а уже акцептована итоговая платёжная ведомость, то последовательность действий следующая:

1. Деакцептовать итоговую платёжную ведомость.
2. Поменять то, что нужно.
3. Акцептовать итоговую платёжную ведомость.

Ведомость на выдачу зарплаты будет обновлена в соответствии с внесёнными изменениями. 

Переплаты

Возможна ситуация, когда в результате внесённых изменений сумма уже выплаченных денег превысит начисленное. 
В этом случае фин.операцию на переплату нужно разбить на две (путём копирования):

1. привязанную к ведомости на нужную сумму
2. не привязанную к ведомости на сумму переплаты (той же датой)

Тогда сумма переплаты будет отражена как «Выплачена ранее» в следующем месяце.

Учёт отпусков

По законодательству положено 28 календарных дней отпуска за календарный год.

Все ли сотрудники, заведённые в системе, имеют право на отпуск? 

В расписании можно отмечать смену как отпуск. Отпускные смены в рамках 28 дней оплачиваются.

Нужен контроль, чтобы не могли проставить больше 28 отпускных смен в году.

Нужен отчёт, который покажет кто сколько дней отпуска отгулял (за календарный год). Отметить цветом тех, кто недогулял и кто перегулял.

Перевод сотрудника на другую точку

Перевод сотрудника на другую точку нужно осуществлять через документ История работы. При добавлении сотрудника в итоговую ведомость идет проверка на последний документ истории работы с торговой точкой. Проверка идет от последнего дня месяца, по которому начисляют ЗП и до первого найденного документа. Если документа истории работы с точкой на которой он работает не найдено, то программа сообщит об ошибке.